Politique de confidentialité

Maekn est très attachée au respect de votre vie privée et à la protection de vos Données à caractère personnel, qui sont deux principes protégés par la Charte des droits fondamentaux de l'Union Européenne.

Le traitement des Données à caractère personnel est régi notamment par les dispositions du Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016, par celles de la loi 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée ainsi que les textes permettant leur mise en œuvre.

Maekn est un éditeur de logiciels qui propose un large choix de solutions sur les métiers du conseil financier et patrimonial. Une Marketplace ainsi que des solutions expertes sont disponibles : outils d'aide à la vente, simulateurs et souscription digitale. Maekn accompagne également ses clients dans leurs projets, dans toutes les phases, depuis la réflexion jusqu'au déploiement de ses solutions en tenant compte des stratégies digitales de ses clients.

Maekn est soucieux de fournir des solutions hautement sécurisées et d'adopter les meilleures pratiques du marché, afin de garantir notamment la confidentialité et l'intégrité des données traitées.

Dans le cadre de l'exercice de nos activités et en tant que responsable de traitement, Maekn peut être amené à collecter et à traiter des Données qui vous concernent et qui concernent l'utilisation de nos produits et services.

Soucieux du respect de votre vie privée, Maekn a élaboré cette Charte relative à la protection des Données à caractère personnel afin de vous présenter de manière transparente :

• Les Traitements réalisés sur vos Données à caractère personnel ;
• Les catégories de Données à caractère personnel collectées et traitées vous concernant ;
• Les destinataires de vos Données à caractère personnel ;
• Les durées de conservation de vos Données à caractère personnel ;
• Nos engagements de protection de vos Données à caractère personnel ;
• Vos droits et libertés concernant le Traitement de vos Données à caractère personnel.

Cette Charte, qui est accessible en ligne, est susceptible d'évoluer à tout moment. Nous vous invitons à consulter la version en ligne de manière régulière et avant toute interaction avec nos services.

Qu'est-ce qu'une Donnée à caractère personnelle ?

Une « Donnée à caractère personnel » est toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement.

• Par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, un identifiant en ligne, un numéro de téléphone ou une date de naissance.
• Par référence à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, par exemple une photographie biométrique, une empreinte digitale ou une écriture manuscrite.
• Par recoupement d'informations comme une date de naissance, une adresse postale ou des données biométriques.

Qu'est-ce qu'un Traitement de Donnée à caractère personnel ?

On entend par « Traitement » toute opération, ou ensemble d'opérations, effectuée(s) à l'aide ou non de procédés automatisés et appliquée(s) à des données ou des ensembles de Données à caractère personnel, quel que soit le procédé utilisé : collecte, enregistrement, organisation, conservation, adaptation, modification.

Qu'est-ce qu'un Responsable de Traitement ?

Le « Responsable de Traitement » est celui qui détermine les finalités et les moyens du Traitement. Il met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour s'assurer de la protection des Données et être en mesure de démontrer que le Traitement est effectué conformément à la réglementation en vigueur.

Le Responsable de Traitement des Données à caractère personnel vous concernant peut être, dans certains cas, Maekn, société par action simplifiée au capital de 330,77 euros, ayant son siège social au Stop & Work, 44 rue Jean Mermoz – 78600 Maisons-Laffitte, immatriculée au R.C.S. Versailles sous le n° 924 775 687.

Maekn est doté d'un Délégué à la Protection des Données ou Data Protection Officer (DPO) dont les coordonnées sont les suivantes :

Qu'est-ce qu'un Sous-Traitant ?

Un « Sous-Traitant » est une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un autre organisme qui traite des Données à caractère personnel pour le compte, sous l'instruction et sous l'autorité du Responsable de Traitement.

Par défaut Maekn intervient en qualité de Sous-Traitant selon les dispositions rédigées dans les contrats avec ses clients. Ces derniers sont en charge de définir l'ensemble des finalités et des moyens à mettre en œuvre afin d'assurer un niveau de protection et de sécurité adéquat, pour les données de leurs propres clients.

Maekn traite les Données à caractère personnel uniquement pour le compte de ses clients et ne les réutilise pas pour son propre compte.

Les services et produits de Maekn

Toutefois, Maekn est Responsable de Traitement, au sens du RGPD, lorsqu'il propose les services suivants :

• maekn.com ou tout autre site édité par Maekn : sites d'information sur nos services.
• app-maekn.com : marketplace à destination des professionnels du patrimoine et de la finance.
• one.maekn.com : plateforme de gestion de patrimoine pour les cabinets de gestion privée.
• vendremascpi.com : plateforme de vente de parts de SCPI en gré à gré.

Le recrutement

Maekn traite des Données à caractère personnel de candidats dans le cadre du recrutement afin de pouvoir produire une décision sur l'adéquation avec le poste en prenant en compte les aptitudes du candidat, ses connaissances acquises et sa personnalité.

Les données traitées concernent les CV, lettres de motivation, éventuelles lettres de recommandation, différents tests réalisés et comptes-rendus d'entretiens.

Ces informations concernent des données d'identification, des données sur la vie professionnelle, des données sur la vie personnelle, des données économiques et financières, ainsi que des données de connexion.

Maekn traite ces données sur la base de l'intérêt légitime et les conserve pendant toute la durée du recrutement. Avec l'accord du candidat, les candidatures non retenues et présentant un intérêt pour un futur recrutement peuvent être conservées pendant une durée maximale de 2 ans.

Ces données sont collectées directement auprès du candidat ou auprès d'un cabinet de recrutement ou d'une plateforme spécialisée. Elles peuvent être enrichies d'informations publiques collectées sur des réseaux sociaux professionnels.

Maekn traite ces données de manière confidentielle. Elles sont destinées uniquement aux collaborateurs recrutant et au service RH.

Par défaut, Maekn ne transfère pas les données de candidats en dehors de l'Espace Économique Européen. Si des transferts sont réalisés, ils sont protégés par des mécanismes assurant un niveau de protection adéquat.

Lorsque vous choisissez de connecter un compte Google ou Microsoft à un service Maekn, Maekn peut accéder à certaines données de ce compte uniquement après votre autorisation explicite via les mécanismes d'authentification et d'autorisation proposés par Google ou Microsoft. L'accès est limité aux autorisations nécessaires aux fonctionnalités que vous activez.

Données accessibles

Selon les fonctionnalités utilisées et les autorisations accordées, Maekn peut notamment accéder aux catégories de données suivantes :

• Informations de compte et d'identification, telles que l'adresse email principale et les informations nécessaires à l'association de votre compte Google ou Microsoft à votre compte Maekn.
• Données de calendrier, notamment les calendriers, événements, horaires, participants, descriptions et autres informations associées nécessaires aux fonctionnalités d'agenda et de planification.
• Données de messagerie, notamment les messages, en-têtes, fils de discussion, métadonnées, libellés ou dossiers, lorsque ces données sont nécessaires aux fonctionnalités de consultation, d'organisation, de préparation ou d'envoi de messages.
• Données de tâches, notamment les listes de tâches, titres, descriptions, échéances, statuts et autres informations associées nécessaires aux fonctionnalités de gestion des tâches.

Finalités de l'utilisation

Maekn utilise les données obtenues via les API Google et Microsoft uniquement afin de fournir les fonctionnalités demandées par l'utilisateur, notamment l'affichage et la gestion d'événements, la gestion de tâches, la consultation et l'organisation de messages, ainsi que l'envoi de messages lorsque l'utilisateur initie ou approuve cette action.

Les données issues des comptes Google et Microsoft ne sont pas utilisées à des fins de publicité ciblée, ne sont pas vendues et ne sont pas utilisées pour constituer des profils publicitaires.

Stockage, sécurité et conservation

Maekn limite la conservation des données Google et Microsoft à ce qui est nécessaire à la fourniture des fonctionnalités demandées, à la sécurité du service et au respect de ses obligations légales. Lorsque cela est possible, les données sont traitées sans conservation durable. Les jetons d'accès et autres éléments d'authentification sont protégés par des mesures techniques et organisationnelles appropriées.

Partage des données

Les données obtenues via Google ou Microsoft peuvent être communiquées uniquement aux prestataires techniques strictement nécessaires à l'hébergement, à la sécurité et au fonctionnement du service, agissant pour le compte de Maekn et soumis à des obligations de confidentialité et de protection des données. Elles ne sont pas cédées à des tiers à des fins publicitaires ou commerciales.

Révocation de l'accès

Vous pouvez à tout moment révoquer les autorisations accordées à Maekn depuis les paramètres de sécurité de votre compte Google ou Microsoft. La déconnexion du compte depuis Maekn met fin aux nouveaux accès, sous réserve des données devant être conservées temporairement pour des raisons légales, de sécurité ou de continuité du service.

Conformité aux règles des fournisseurs

L'utilisation et le transfert par Maekn des informations reçues des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences de Limited Use. Pour les données Microsoft, Maekn traite les informations conformément aux conditions et exigences applicables aux API Microsoft et à Microsoft Graph, ainsi qu'aux engagements de confidentialité décrits dans la présente politique.

Maekn ne traite que les Données à caractère personnel strictement nécessaires à la finalité pour laquelle elles sont collectées. Le traitement des Données à caractère personnel réalisé par Maekn est indispensable pour la fourniture des Services.

Lors de l'utilisation de nos Services, nous collectons notamment les Données à caractère personnel suivantes :

• Données d'identification : numéro d'identification unique, référence client, identité, adresse postale, adresse email, numéro de téléphone.
• Données de connexion : code client et mot de passe.
• Données de localisation : telles que l'adresse IP.
• Activités professionnelles et publiques : emploi actuel, identification de l'entreprise et données professionnelles de contact.
• Données issues de services tiers connectés volontairement par l'utilisateur, notamment Google et Microsoft, telles que les données de compte, de messagerie, de calendrier et de tâches, dans la limite des autorisations accordées.

Des données complémentaires peuvent être collectées dans le cadre de l'utilisation du service vendremascpi.com. Pour plus d'informations, il convient de se référer à la politique de protection des données propre au produit.

De plus, dans le cadre de la relation commerciale et afin d'améliorer la qualité de ses services, Maekn conserve une trace de l'ensemble des échanges réalisés par l'intermédiaire des sites Internet, des communications par mails, par téléphone ou par tout autre moyen de communication.

Maekn collecte et traite vos Données à caractère personnel notamment dans le cadre de l'exécution de ses activités, telles que la prospection commerciale, la conception de nouveaux services, le suivi et l'amélioration de la qualité de service ainsi que la sécurisation des environnements informatiques.

Maekn s'engage à collecter uniquement des Données à caractère personnel adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Plus précisément, les utilisations faites par Maekn des Données à caractère personnel vous concernant sont les suivantes :

• Gérer notre relation avec vous et gérer votre contrat ;
• Réaliser nos engagements quant à la fourniture de services tels que définis dans le contrat ;
• Gérer nos bases de données clients et prospects ;
• Permettre la réalisation des opérations de paiement ;
• Vous proposer des services au plus proche de vos besoins ;
• Vous adresser des informations commerciales et publicitaires, en fonction de vos préférences ;
• Développer des produits performants et innovants ;
• Réaliser des analyses et des statistiques en vue d'adapter nos activités commerciales ;
• Organiser des salons ou évènements à destination des clients et/ou prospects ;
• Faciliter le traitement de vos demandes ;
• Respecter nos obligations légales ;
• Gérer un éventuel litige avec vous ;
• Exécuter nos engagements dans un environnement sécurisé.

Concernant vendremascpi.com, des traitements complémentaires peuvent être réalisés. Pour plus d'informations, veuillez vous référer à la politique de protection des données du produit.

Maekn traite les données sur la base :

• De l'exécution du contrat : la collecte et le traitement de vos Données à caractère personnel sont nécessaires à l'exécution des mesures précontractuelles et à l'exécution du contrat de fourniture de services.
• Du consentement : Maekn traite certaines Données à caractère personnel en sollicitant un consentement libre, spécifique, éclairé et univoque, par exemple pour une newsletter ou l'acceptation de cookies.
• Du respect des obligations légales : les Données à caractère personnel traitées sont nécessaires afin de respecter nos obligations légales et réglementaires.
• De l'intérêt légitime de Maekn : Maekn traite des Données à caractère personnel pour réaliser des opérations de prospection commerciale à destination des clients professionnels, garantir la sécurité du réseau et des informations ou prévenir la fraude.

Le traitement de ces Données à caractère personnel est nécessaire pour réaliser les activités susmentionnées. À défaut d'une telle communication, Maekn ne serait pas en mesure de répondre favorablement aux demandes, ni de fournir les produits et services demandés.

Maekn collecte des Données à caractère personnel vous concernant directement ou indirectement et s'assure systématiquement que vous êtes informés sur ses engagements et sur vos droits.

La collecte indirecte peut être réalisée par des tiers ou par les sociétés du Groupe. Dans ce cas, nous nous assurons que vous êtes informés dans un délai maximum d'un mois après leur obtention.

La collecte d'informations vous concernant peut être réalisée à l'occasion de :

• Un démarchage ;
• Votre participation ou inscription à un salon ou évènement ;
• Votre visite sur nos sites internet, notamment lors de la création ou de la gestion de votre espace client ;
• La gestion de vos commandes ;
• Nos échanges, notamment avec le service client ou l'assistance ;
• Le suivi de la qualité de service, notamment lors de l'enregistrement de conversations téléphoniques ;
• La consultation de nos informations commerciales ou promotionnelles ;
• La participation à des enquêtes ;
• L'acquisition de bases de données de prospects professionnels auprès de sociétés spécialisées.
• La connexion volontaire d'un compte Google, Microsoft ou d'un autre service tiers à une fonctionnalité Maekn.

Dans le cas des mesures précontractuelles, nous sommes susceptibles de collecter des données à l'occasion :

• De la visite d'un de nos sites web ;
• De la saisie d'un formulaire de contact ;
• D'un échange téléphonique avec le Service Client ;
• D'un clic sur un de nos messages promotionnels ;
• De la visite sur un site partenaire.

Maekn limite les transferts d'information à destination de tiers et utilise, lorsque cela est possible, des données anonymisées ou pseudonymisées.

Vos Données à caractère personnel sont susceptibles d'être communiquées aux destinataires suivants, lorsque cette communication est nécessaire :

• Destinataires internes à Maekn : services clients, assistance, développement, directions financière, juridique, marketing, direction commerciale et fonctions de contrôle légal et interne.
• Agences évènementielles, de communication, de publicité et de marketing ;
• Imprimeurs, sociétés de gestion documentaire et d'archivage papier ou en ligne ;
• Sociétés d'études ou d'analyses statistiques ;
• Prestataires de service logiciel de transmission de données et d'hébergement ;
• Partenaires institutionnels, afin de permettre certaines démarches réglementaires ;
• Entités du groupe auquel Maekn appartient ;
• Experts techniques qui traitent les données en accord avec la réglementation ;
• En cas de contentieux : conseils juridiques, sociétés de recouvrement, huissiers de justice, avocats, notaires et parties au litige.

Maekn s'assure que ses sous-traitants traitent vos données de manière à garantir leur intégrité, leur confidentialité et leur sécurité.

Maekn accorde une importance particulière à la sécurité des données personnelles et met en œuvre toutes les actions nécessaires afin de protéger les données personnelles traitées.

Vos données personnelles sont traitées de façon électronique, automatique et/ou manuelle et, en tout état de cause, de façon que leur sécurité, protection et confidentialité soient assurées au regard de leur niveau de sensibilité, via des mesures administratives, techniques et physiques pour prévenir la perte, le vol, l'utilisation, la divulgation ou encore la modification non autorisés.

Maekn met ainsi en œuvre des mesures qui respectent les principes de protection dès la conception et de protection par défaut des données personnelles traitées. À ce titre, Maekn est en mesure de recourir à des techniques d'anonymisation ou de chiffrement lorsque cela s'avère possible et/ou nécessaire.

Vos Données à caractère personnel doivent être conservées uniquement pendant la durée nécessaire à l'accomplissement de la finalité pour laquelle elles ont été collectées. Elles seront ensuite supprimées.

Cependant, dans certains cas, vos Données personnelles pourront être conservées plus longtemps, par exemple en cas de contentieux, ou pour nous conformer à nos obligations comptables, légales ou réglementaires.

En tout état de cause, ces données sont détruites ou anonymisées une fois lesdites finalités réalisées.

À des fins d'études et de statistiques, nous pouvons être amenés à conserver des données anonymisées pour une durée illimitée. L'anonymisation vise à transformer de manière irréversible les Données à caractère personnel afin qu'elles ne puissent plus permettre d'identifier la personne concernée.

Maekn privilégie, lorsque cela est possible, des traitements et hébergements au sein de l'Union Européenne ou de l'Espace Économique Européen. Certains prestataires techniques ou services tiers, notamment Google et Microsoft selon les services connectés et leur configuration, peuvent toutefois impliquer un traitement ou un accès depuis des pays situés en dehors de l'Union Européenne.

Si un transfert de données en dehors de l'Union Européenne devait être envisagé, Maekn :

• S'assurera de mettre en œuvre des garanties appropriées, notamment par la conclusion de règles d'entreprise contraignantes et/ou de clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ;
• Vous informera des modalités dudit transfert.